Мастерская праздника: от замысла до воплощения
@kizhi
Музей-заповедник «Кижи» уже много лет проводит праздники, молва о которых разошлась далеко за пределы не только музея, но и Карелии. В 2013 году в музее пройдут XX Детский музейный праздник «Кижи — мастерская детства», XV Кижская регата, в день Преображения Господня пройдет уже девятнадцатый День Кижской волости, в Петрозаводске в День города состоится V праздник «Иллюзии Старого города», который с самого начала стал его украшением и «изюминкой». В России прекрасно знают все эти музейные события, о чем можно судить по прессе, выходящей после каждого из них. За всей уже ставшей привычной красотой и кажущейся легкостью праздничного действа стоит кропотливая и многомесячная подготовительная работа сотрудников сектора по подготовке праздников и массовых мероприятий при поддержке практически всех структурных подразделений музея.
Музейный праздник длится около 4 часов. А подготовка к нему начинается уже за 7–8 месяцев. Структурные подразделения музея вплоть до хозяйственных отделов, службы безопасности — все они, а это несколько десятков человек, на протяжении нескольких месяцев делают все возможное и невозможное, чтобы этот день надолго оставил яркие, светлые воспоминания у всех гостей музея-заповедника «Кижи».
Конечно, любое мероприятие начинается с плана. В конце лета утверждается план музейных праздников и акций, приуроченных к памятным датам календаря. Это значит, что пути назад нет, все эти мероприятия надо будет обязательно провести, провести интересно и достойно.
Очень внимательно следует отнестись к плану подготовки праздника: ничего не упустить, согласовать с каждым сотрудником его вклад в общее дело.
Самое сложное — придумать идею, тему праздника, которая станет его отличительной особенностью в этом году. Иногда для этого формируется Временный творческий коллектив праздника (ВТК). Чтобы найти идею, надо серьёзно поработать: почитать архивные документы, научно-исследовательские труды, книги, проконсультироваться с людьми, компетентными в вопросах истории и этнографии. Из этих работ вычленяется самое яркое событие или тема, наиболее подходящая для воплощения в музейных условиях.
Наконец идея родилась! Теперь надо продумать, что нужно для того, чтобы всё получилось, и каких партнеров привлечь. Звонки, информационные письма, переговоры становятся следующим этапом подготовки мероприятия. На данном этапе можно приглашать сценариста, художника, режиссёра. Если мероприятие не столь масштабное, сценаристом, художником и режиссером, а затем и актёрами становятся сотрудники сектора по организации музейных праздников.
Очень важно отметить особенность праздников в музее «Кижи». Ни один из них не обходится без участия Фольклорно-этнографического театра и мастеров «Ожившей экспозиции», которые вносят в праздничные дни только им присущий народный колорит.
Для музея важна поддержка Правительства Республики Карелия, Администрации города Петрозаводска, наиболее важных партнёров. Для этого формируется Оргкомитет праздника. Подготовка к заседанию Оргкомитета ведется тщательно и скрупулезно. Все документы по готовящемуся празднику, все письма должны быть лаконичны, выверены, а главное, своевременно отправлены. Все выступающие должны ответственно отнестись к подготовке своего сообщения. Иногда приходится провести и два, и три заседания Оргкомитета. На основании протокола заседания организаторы праздника тщательно прорабатывают все рекомендации и предложения, которые не должны быть упущены.
Как только появляется примерная программа праздника, одной из главных задач становится информирование как можно большего числа потенциальных посетителей. Только если на праздник придет много гостей, только тогда организаторам можно будет почувствовать удовлетворенность от своей работы. Не зря, не напрасно будет приложено столько усилий по подготовке мероприятия! Поэтому мы пытаемся использовать любую возможность презентовать наши программы. Пресс-релизы, рассылаемые пресс-службой, реклама на сайте музея-заповедника «Кижи», афиши, рекламные листовки, выпускаемые издательским центром, рекламная рассылка по электронным адресам, размещение информации через партнеров на сайтах министерств, администрации Петрозаводского городского округа, личные контакты в социальных сетях — все эти каналы распространения рекламы необходимы для продвижения праздника.
Часто в рамках подготовки к мероприятию объявляются тематические конкурсы, которые также позволяют привлечь дополнительное внимание к празднику, с одной стороны, а сами конкурсные работы могут быть использованы для дополнения, украшения программы мероприятия, с другой стороны.
Готова программа, дизайн-проект оформления площадок праздника, определены актёры… Теперь можно составлять список оборудования и бутафории, а затем и смету. У масштабного праздника и смета большая. Здесь начинается фандрайзинговая кампания, простыми словами, «поиск спонсоров». И музей-заповедник «Кижи» благодарен тем, кто оказывает поддержку, берет на себя часть расходов. Затем начинается монтаж, изготовление необходимого оборудования; заключаются договора с актёрами.
За месяц до мероприятия рассылаются приглашения официальным лицам и партнёрам музея.
Ближе к празднику подключаются хозяйственные службы. Начинается подготовка территории праздника. Оборудование, материалы, призы доставляются с острова Кижи в город, или наоборот. Всю территорию надо обкосить, навести порядок. Самый напряжённый день — день накануне праздника. Как жаль, что нельзя быть в десяти местах сразу: и встречать гостей, и развешивать афиши, и контролировать расстановку оборудования! За несколько дней до праздника измученные, исхудавшие организаторы становятся похожи на тени, которые носятся с места на место.
Рано утром, на восходе, организаторы праздника, рабочие, водители уже на ногах. Нужно доделать все, что не получилось накануне, до появления первых гостей. Уличные выставки, баннеры, афиши, призы, тенты, сувениры, программки, указатели, чайники, печенье, одноразовая посуда. Все до мельчайших деталей должно оказаться на своем месте… И вот он наступил — праздничный день!
